Die E‑Rechnung wird im inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen schrittweise zum Standard. Damit Sie rechtzeitig vorbereitet sind, haben wir die wichtigsten Termine, Anforderungen und Handlungsschritte für Sie zusammengefasst.
Seit 1. Januar 2025 – E‑Rechnungen empfangen
Inländische Unternehmen müssen in der Lage sein, E‑Rechnungen zu empfangen. Ein eigenes E‑Mail-Postfach kann hierfür grundsätzlich ausreichend sein. Eine klassische PDF-Rechnung ist jedoch keine E‑Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne.
Bis 31. Dezember 2026 – Übergangsphase
Für Umsätze, die bis Ende 2026 ausgeführt werden, können Unternehmen weiterhin Papier- oder sonstige elektronische Rechnungen, etwa PDF-Rechnungen, ausstellen. Bei einer elektronischen Rechnung, die nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllt, ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
Ab 1. Januar 2027 – Pflicht für größere Unternehmen
Für Umsätze im Jahr 2027 müssen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen, wenn ihr Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr mehr als 800.000 Euro betragen hat.
Unternehmen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr höchstens 800.000 Euro betrug, dürfen für Umsätze im Jahr 2027 noch Papier- oder sonstige elektronische Rechnungen verwenden; bei nicht strukturierten elektronischen Rechnungen ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
Ab 1. Januar 2028 – E‑Rechnung als Regelfall
Ab 2028 müssen bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen ausgestellt werden.
Ausnahmen gelten insbesondere für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie für Fahrausweise. Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ebenfalls ausgenommen.
Eine E‑Rechnung enthält Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinell verarbeitbaren Format. Gängige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD. Sie ermöglichen es, Rechnungsdaten automatisiert zu übernehmen und weiterzuverarbeiten.
Wichtig: Eine einfache Rechnung als PDF-Anhang per E‑Mail erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an eine E‑Rechnung grundsätzlich nicht.
Mit DATEV Unternehmen online lassen sich eingehende E‑Rechnungen zentral empfangen, anzeigen, prüfen und für die Buchführung bereitstellen. Strukturierte Rechnungsdaten können dabei direkt in den digitalen Belegprozess übernommen werden. Die revisionssichere Archivierung erfolgt in den DATEV-Anwendungen.
Für die Erstellung von Ausgangsrechnungen bietet DATEV – abhängig von Umfang und bestehender Systemlandschaft – passende Lösungen:
Unser Tipp: Beginnen Sie frühzeitig mit der Umstellung. Gemeinsam prüfen wir, welche DATEV-Lösung zu Ihrem Unternehmen passt, richten die notwendigen Prozesse ein und begleiten Sie bei der praktischen Umsetzung.
