Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Arbeitgeber die relevanten Entgeltunterlagen elektronisch führen und für Betriebsprüfungen digital bereitstellen.
Das ändert sich ab 2027
Die bisher mögliche Befreiung von der elektronischen Führung endet zum 31. Dezember 2026. Damit entfällt die Option, Lohn- und Personalunterlagen weiterhin in Papierform vorzuhalten.
Für Arbeitgeber bedeutet das: Personalunterlagen sollten frühzeitig digital erfasst und strukturiert abgelegt werden, damit im Prüfungsfall alles schnell verfügbar ist.
Bleibt gleich
Die Dokumentationspflicht
Welche Unterlagen Sie aufbewahren müssen, ändert sich nicht.
Neu ab 2027
Digital, zugeordnet, sofort verfügbar
Die Unterlagen müssen vollständig digital vorliegen, eindeutig dem jeweiligen Beschäftigten zugeordnet und im Prüfungsfall schnell verfügbar sein.
Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?
Sie sind aufgrund der gesetzlichen Verpflichtung ab 2027 gezwungen, Unterlagen über jeden einzelnen Beschäftigten digital zu sammeln. Es fällt unter anderem Folgendes an:
(Digitale) Lohnabrechnungen
Unterlagen zum Mutterschutz
Erfasste Arbeitszeiten
Sozialversicherungsnachweise
Nachweise über die abgeführte Lohnsteuer
Zusätzliche Vereinbarungen wie z. B. ein Dienstwagen zur privaten Nutzung
Selbstverständlich können Sie diese und viele weitere Informationen über Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ohne eine Personalakte in digitalen Ordnern ablegen. Bewährt haben sich solche Systeme in der Praxis allerdings selten.
Datenschutz mitdenken
Da Sie dort sehr sensible persönliche Daten der Angestellten sammeln, sind die Anforderungen an den Datenschutz hoch. Lässt sich dieser bei Akten in Ordnern über abschließbare Aktenschränke und die Benennung der zur Einsicht befugten Mitarbeiter gewährleisten, sieht das digital und online gleich ganz anders aus. Wir empfehlen daher, eine professionelle Lösung wie DATEV Personal zu nutzen.
